Personvern og informasjonskapsler

20. juli 2018 ble EUs personvernforordning (GDPR) en del av norsk rett. Personvernforordningen stiller større krav til åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Vår personvernerklæring og våre rutiner for håndtering av personopplysninger er oppdatert i tråd med ny personvernforordning.
 
Det betyr at vi blant annet er forpliktet til å informere deg om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, hvilke rettslige grunnlag vi har for å gjøre dette, hvor lenge opplysningene vil bli oppbevart og hvem opplysningene eventuelt deles med.

Tromsøbolig KF behandler personopplysninger for å kunne utføre våre oppgaver som utleier, drifte og vedlikeholde boligene og saksbehandle henvendelser fra deg. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi innhenter opplysninger, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.
 
Dersom vi ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (for eksempel ved spørreundersøkelser). 

For at Tromsøbolig KF skal kunne leie ut bolig til deg og følge opp leieforholdet, er det nødvendig å behandle dine personopplysninger. Vår behandling av personopplysninger er først og fremst hjemlet i lov og i leieavtalen med deg. Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling.

Sentrale lover og forskrifter:

• Personopplysningsloven og Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer adgangen til å behandle personopplysninger og dine rettigheter.
• Arkivloven inneholder regler for hvordan dokumenter skal lagres, og når de skal til arkivinstitusjon.
• Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet.
• Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i en sak har du særskilte rettigheter.
• Husleieloven regulerer leieforholdet mellom deg og oss som utleier.
• Sosialtjenesteloven 
• Kommuneloven 
• Arbeidsmiljøloven 
• Regnskapsloven 
• E-kom-loven 

Samtykke

I noen tilfeller vil du bli bedt om å samtykke til behandling av personopplysninger. Du har da rett til informasjon om hva vi skal bruke personopplysningen til. Du kan når som helst trekke ditt samtykke til behandling av personopplysninger tilbake.

Vi samler inn opplysninger du oppgir til oss ved personlig oppmøte, telefon, e-post, brev eller når du bruker ulike elektroniske søknadsskjemaer.  
 
Dersom det er nødvendig, innhenter vi også personopplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, Nav eller Folkeregisteret.

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler for å sikre at nettsidene våre fungerer optimalt og for å analysere hvordan de brukes. Dette hjelper oss med å forbedre nettsiden.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på enheten din når du besøker en nettside.

Vi benytter oss av følgende typer informasjonskapsler:

• Nødvendige: Sikrer grunnleggende funksjoner på nettsiden.
• Statistikk: Samler anonymisert data om bruksmønstre.
• Eksternt innhold: Muliggjør visning av innhold fra tredjepartsleverandør.

Vi bruker analyseverktøyet Matomo for å samle inn og analysere data og trafikk ved bruk av nettsidene. En oversikt over hvilke informasjonskapsler vi bruker finner du i tabellen under.

Hvem deles dataene med?

Statistikken og data som samles inn ved bruk av analyseverktøyet Matomo lagres på sikre dataservere innenfor EU/EØS og deles aldri med annen tredjepart.

Hva registreres?

Vi samler inn informasjon om:

• Antall besøkende på våre nettsider
• Hvilke sider som besøkes og i hvilken rekkefølge
• Hvordan besøkende navigerer mellom sidene
• Hvor lenge hvert besøk varer
• Hvilke nettsider besøkende kommer fra
• Hvilke nettlesere, enhet og operativsystem som brukes

Ditt samtykke

Du kan velge om du vil tillate informasjonskapsler eller avslå. Ved å godta alle informasjonskapsler hjelper du oss med å forstå hvordan nettsiden brukes og gir oss mulighet til å gjøre den bedre.

Hvis du velger å avslå bruk av informasjonskapsler, vil kun de nødvendige informasjonskapslene bli aktivert. Dette betyr at:

• Nettsiden vil fungere, men enkelte funksjoner, som for eksempel visning av eksternt innhold (videoer, kart eller andre tjenester fra tredjepart), kan være begrenset eller utilgjengelige.
• Vi vil ikke kunne samle inn anonymisert statistikk om hvordan nettsiden brukes, noe som kan påvirke vår evne til å forbedre brukeropplevelsen.

Ønsker du å endre dine valg, kan du gjøre dette via nettleserinnstillingene dine.

Formål med datainnsamling

Vi samler inn data for å forbedre våre nettsider og tjenester. Dataene brukes kun til statistiske formål og inneholder ikke personopplysninger som kan identifisere deg.

De vanligste personopplysningene Tromsøbolig KF behandler er:

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.
• Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsnummer, d-nummer, kjønn, statsborgerskap.
• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn, sivilstatus.
• Opplysninger knyttet til leieforholdet ditt, eksempelvis leieavtale, husleie, feilmeldinger og naboklager.

Du kan lese mer om hva som regnes som personopplysninger på Datatilsynets nettsider.

Dine personopplysninger vil i hovedsak behandles i våre fagsystemer og registre.
 
Det er bare ansatte med tjenstlig behov som har tilgang til bygg og fagsystemer/registre der personopplysningene er lagret. Tekniske tiltak i form av viruskontroll, brannmur og lignende skal hindre uvedkommende å få tilgang til din informasjon via datanettverket.

I noen tilfeller vil dine personopplysninger bli overført til eksterne mottakere. Dette gjøres når vi er forpliktet til det. Mottaker kan for eksempel være Tromsø kommune eller Nav.
 
Når dine personopplysninger behandles i fagsystemer som ligger hos en ekstern leverandør, har vi databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift. I noen tilfeller lagres leverandørenes data i et tredjeland. Da brukes bare land som EU-kommisjonen har uttalt er sikre.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke, slettes dersom du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt, lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.

Tromsøbolig KF er behandlingsansvarlig. Daglig leder er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.

Du har rett til informasjon og innsyn 
Når vi behandler opplysninger om deg, skal du alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til og hvor lenge opplysningene skal lagres. Du kan henvende deg til oss og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Vi vil svare på din henvendelse innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Du må derfor legge ved kopi av gyldig legitimasjon. Dette gjør vi for å være sikre på at du er den du er, og at ingen andre gir seg ut for å være deg.

Slik ber du om innsyn i opplysninger om deg
  

Du har rett til å korrigere feil 
Dersom du oppdager feilaktige personopplysninger om deg selv kan du kreve at vi korrigerer informasjonen. Vi skal også på eget initiativ rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger.
  

Du har rett til å be om sletting

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dersom du mener vi registrerer informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Du har rett til begrensing av behandling

Begrensning av opplysningene innebærer at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles, men fortsatt lagres.

 
Du har rett til innsigelse

Du kan protestere på at vi behandler opplysninger om deg.

Du har rett til å få kopi av din data

Dette kalles retten til dataportabilitet. Du har under noen omstendigheter rett til å motta opplysninger som du har gitt oss i et digitalt format, og også rett til å få informasjon overført til en annen virksomhet dersom du ønsker dette. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til oss.
 

Du har rett til å klage til Datatilsynet

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider.
  

Du har rett til å få utført dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting, sletting eller tar i bruk andre rettigheter etter personvernreglene, er dette gratis, med mindre forespørslene dine er åpenbart grunnløse eller overdrevne.
  

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til eller legge ved din henvendelse når vi tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til for å nekte en part innsyn i en sak dersom han/hun ber om det. Vi kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i våre saksdokumenter. Din henvendelse til oss vil dermed også være offentlig uansett hvilken form den kommer i. Vi håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentlighet. Interne dokumenter kan også unntas offentlighet dersom det finnes lovhjemmel for å unnta.

Har du spørsmål om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss.

Tromsøbolig KF
Telefon: 94 05 88 24 (hverdager kl. 12.00–14.00)
E-post: tromsobolig@trobo.no